公文写作与处理（第十二章）：公文的整理（立卷）与归档
第一节：归档文件整理工作概述
1.归档文件整理工作：2000年12月6日国家档案局颁布了《归档文件整理规则》指出，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。宗旨：简化整理、深化检索。【选择】
2.归档文件整理意义：⑴保持文件之间有机联系，便于文件的查找利用；⑵维护文件的完整与完全，也便于文件的保管；⑶为档案工作奠定基础——文件的整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节。归档之前是文件，归档之后是档案。【选择 / 简答】
第二节：归档文件整理（立卷）工作的组织
1.文书部门整理制度优越性：⑴提高归档文件质量和整理工作的效率；⑵有利于归档文件的齐全完整和保守国家机密；⑶有利于文件的平时查阅、收集与管理；⑷有利于提高档案管理水平，更好为机关工作服务。【选择 / 简答】
2.公文整理（立卷）环节的选择：就是整理（立卷）的地点。⑴一些比较小的机关或基层单位：考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷）的工作；⑵一些中等机关或者大机关：分散式或者部分集中、部分分散立卷；⑶对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理（立卷），以方便这些单位工作的进行；⑷要恰当地选择和确定立卷人员，最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。【选择 / 简答】
3.公文整理（立卷）的范围：也就是文件材料归档的范围。凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用和保存价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。【简答】
⑴应该整理的范围：①上级机关的文件材料；②本机关的文件材料；③同级机关和非隶属机关的文件材料；④下级机关的文件材料。⑵不需要立卷归档的文件材料的范围：①重份文件；②未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；③一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；④与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；(5)无特殊保存价值的信封；⑥本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。⑶公文整理（立卷）的分工：作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。【选择】
第三节：归档文件整理的原则与要求
1.归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。【选择】
2.归档文件整理：指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。【选择】
3.归档文件整理原则：⑴遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系；⑵区分文件的不同保存价值；⑶便于保管和利用。【选择 / 简答】
4.归档文件整理质量要求：⑴应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；⑵整理归档文件所使用的书写材料，纸张，装订材料等应符合档案保护要求。★ 书写材料—笔应使用钢笔和毛笔，墨水应使用蓝黑、碳素及墨汁。不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。★ 纸张—国际标准A4型60-80克胶版印刷纸或复印纸；装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等；档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。【简答】
第四节：归档文件整理方法与归档
1.如何推行文件整理方法：⑴更新观念，增强改革意识；⑵提高人员素质；⑶加强硬件建设即加大对现代化基础设施的投入；⑷注意新旧整理方法的衔接。【选择 / 简答】
2.归档文件整理的工作步骤：⑴装订—归档文件整理的第一步，将归档文件的基本单位“件”确立下来；⑵分类—将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程；⑶排列—归档文件应在分类方案的最低一级类目内，首先按事由结合时间、重要程度等排列；⑷编号—将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明；⑸编目—编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一；⑹装盒—将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。【选择 / 简答】
3.文件归档要求：⑴应归档的文件材料齐全、完整；⑵文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；⑶归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用；⑷归档时限是文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。【简答】